Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“

Für die Durchführung von Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinaren nutzen wir das Tool „Zoom“. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst. Wir empfehlen ausdrücklich, die Daten auf das Notwendigste zu reduzieren. Um an einem „Online-Meeting“
teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, musst du zumindest Angaben zu deinem Namen machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des OnlineMeeting-Chats.
Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem „OnlineMeeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen, um die Verarbeitung von Audio- und Videodaten zu verhindern.
Sofern „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden sollen, werden wir vor Aufzeichnungsbeginn Ihr Einverständnis einholen. So besteht die Möglichkeit, ein Online-Meeting ggf. vor Aufzeichnungsbeginn zu verlassen. Ob eine Meeting-Aufzeichnung stattfindet, wird dir transparent in der Zoom-App angezeigt.
Besondere Ergebnisse eines Online-Meetings können ein Interesse an der Protokollierung des Chats begründen.
Webinare können es zum Zwecke der Aufzeichnung und Nacharbeit erforderlich machen, dass auch die von Teilnehmenden gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden.
Von bei „Zoom“ registrierten Benutzern können zudem Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Die Datenschutzerklärung der Firma Zoom findest du unter: https://zoom.us/privacy